Gestaltung der Beschaffungsstrategie: Einkaufsportfolio-Analyse

Bevor man eine konkrete Analyse oder sonstige Methode zur Gestaltung der Beschaffungsstrategie heranzieht, sollte man sich im Klaren darüber sein, welche Position das eigene Unternehmen auf dem Markt vertritt. Über welche Verhandlungsmacht und welchen Handlungsspielraum verfügt das eigene Unternehmen auf dem jeweils betrachteten Markt?

Eine Beschaffungsstrategie ist nicht auf jeden Beschaffungsmarkt anwendbar. Im Extremfall muss für jeden Beschaffungsmarkt eine eigene Beschaffungsstragie gestaltet werden.

Die Einkaufsportofolio-Analyse dient als Auswahlverfahren zur Wahl einer unternehmensspezifischen Beschaffungsstrategie. Die Einkaufsportofolio-Analyse setzt sich aus vier Phasen zusammen.

1) Klassifikation der Beschaffungsartikel

Klassifizierung der Beschaffungsartikel mit Hinblick auf Merkmal “Bedeutung” und “Beschaffungsrisiko”.

Es gibt vier Klassen von Beschaffungsartikeln:

  1. Strategische Artikel – sehr hohes Beschaffungsrisiko und sehr große Bedeutung
  2. Engpassartikel – Beschaffungsrisiko sehr hoch, Bedeutung gering
  3. Hebelartikel – Beschaffungsrisiko gering, Bedeutung sehr groß
  4. Unkritische Artikel – Beschaffungsrisiko gering, Bedeutung gering

Bewertung der Bedeutung des Beschaffungsartikels konzentriert sich dabei auf die Bedeutung des Beschaffungsartikels für das Endergebnis. Faktoren, die es hier zu beachten gilt, sind Anzahl der benötigten Artikel, relativer Kostenanteil an den gesamten Beschaffungskosten (evtl. ABC-Analyse), Einfluss auf Produktqualität und Bedeutung für das Wachstum der Unternehmung.

Das Beschaffungsrisiko ist mit Hinblick auf Verfügbarkeit des Beschaffungsartikels, Anzahl der potenziellen Lieferanten, Anzahl der potenziellen Nachfrager, Bewertung der Eigenfertigungsalternativen, höhe des Lagerungsrisikos und Bewertung der Substitutionsmöglichkeiten des Beschaffungsartikels zu bewerten.

2) Bewertung der Lieferanten- und Nachfragemacht

Qualitative Analyse mit qualitativer Aussage , sprich “guter Rat ist teuer”. Ziel ist die Analyse der Leiferanten- und Nachfragermacht. Ein mächtiger Nachfrager kann Verträge erhöht zu seinen Gunsten gestalten. Desto schwächer der Lieferant desto günstiger wird der Vertrag / Deal für den Abnehmer sein. Das gilt natürlich auch umgekehrt – ein mächtiger Lieferant kann hohe Preise und für ihn günstige Konditionen setzen.

3) Position im Einkaufsportofolio beziehen + 4) Aktionspläne

Positionierung des Einkaufsportofolios bzgl. Preis, Menge, Vertragsgestaltung, Intensität der Pflege neuer Lieferanten, Höhe der gehaltenen Bestände, Eigenfertigung, Substitution, Wertanalyse und auch Logistik. Hierbei spielen die zwei ersten Phasen der Einkaufsportofolio-Analyse eine zentrale Rolle.

Je nach Situation und Prognose sollte die Beschaffungsabteilung wissen, was zu tun ist.